אתה נקרא לחדר הישיבות. הדיון עומד להתחיל, ואתה חושש. היית כבר בעשרות אם לא מאות מופעים דומים, והמשותף לכולם היה אחד: השקפים סרבו להסתיים.
"האם אצליח לשרוד את הדיון מבלי להירדם?", "אולי אף אחד לא ישים לב שאני מנקר שם מאחור?", "חבל שלא הבאתי קפה"… אלו רק חלק מהמחשבות שרצות לך בראש.
לשמחתך, יש פתרון לבעיה זו. בעזרת כלים די פשוטים אפשר להפוך כל מצגת לממוקדת ואפקטיבית. זאת ועוד בהמשך הפוסט…
נתחיל עם מטרת המצגת. לשם מה היא נועדה בכלל?
מטרת המצגת היא לתמוך בדובר. רוב האנשים שנעזרים במצגת תומכים בה, ולא נעזרים בה. כלומר, היא הופכת לדבר המרכזי. וזו טעות.
מבחן נחמד שתוכל לעשות לעצמך לפני שאתה מציג בפעם הבאה:
אם המצגת נמחקת, האם ההרצאה שלי תיפגע משמעותית? במידה והתשובה היא כן, אתה כנראה צריך לעשות עוד כמה חזרות…
ובכל זאת, פרקטית…איך נהפוך את השקפים לכאלה שיתנו ערך? כאלה שכאשר נסתכל עליהם כקהל נבין טוב יותר את מה שהדובר אומר?
הנה שתי הצעות לשיטות להכנת מצגת אפקטיבית.
שיטה ראשונה:
עלינו לשאוף לשמור על עקרון "רעיון אחד בשקף". להשאיר את זה פשוט. תמונה, משפט שמסכם את הרעיון המרכזי של מה שאתם מדברים עליו וזהו.
הרצאות טד לרוב מוצגות באופן הזה.
השיטה הזו היא אפקטיבית, וגורמת לכך שהקהל יאזין לדובר. במידה שהמאזין הולך לאיבוד או מאבד ריכוז, הוא יכול להבין על מה הדובר מדבר בעזרת המשפט על המצגת שמסכם את הרעיון המרכזי.
הבעיה עם השיטה הזו היא שהיא כרוכה בהשקעה. אהם צריך להכין היטב את מה אתה הולך להגיד על כל שקף, וזה כרוך בהכנות וחזרות מרובות.
ניתן לצמצם את זמן ההכנה על ידי הכנת פתקים או notes, שהם ראשי פרקים של מה שאתה הולך להגיד. את ה notes ניתן לרשום על דף נפרד או באיזור הייעודי לכך ב Power Point (במצב עריכה, מתחת לשקופית). כאשר מחברים את המחשב למקרן במוד הצגה, ניתן להציג את ה notes על מסך המחשב.
אבל בוא נהיה ריאליים, במקומות העבודה לרוב יש מצגות עם בולטים וסעיפים, וקשה לי להאמין שאנשים ישתחררו מזה במחי קריאת הפוסט.
אז איך בכל זאת אפשר להפוך את המצגת הישנות לאפקטיביות?
שיטה שנייה:
שלב ראשון:
נתחיל בצימצום מלל ככל שניתן. בכל שורה (מה שנקרא: "בולט"), נשאיר אך ורק את הרעיון המרכזי. את שאר המלל נגיד בעל פה. כך נבוא לידי ביטוי כדוברים…
כחוק אצבע: במצגת אין מילות קישור…
שלב שני:
אנימציה. אנחנו רוצים להימנע ממצב בו כל הבולטים מוצגים עם הופעת השקף. במצב כזה הקהל מקדים את הדובר, הוא חושב שהוא מבין מה אנחנו רוצים ממנו והוא עובר לפייסבוק.
לכן נרצה להציג את הבולטים שנדבר עליהם אחד אחד בהתאם לנאמר.
שלב שלישי:
למשקיענים: ניתן להפוך את הבולטים לתמונות ולהציג אותן אחת אחת בשקף.
לפחות משקיענים: ניתן להשתמש ב"אייקונים" (מופיע בצורה נוחה בPPT 2016).
את המלל מתחת לאייקון או לתמונה ניתן להשאיר (הרי הוא קצר עכשיו…).
לאלו שממש לא בא להם להשקיע: לא לגעת. אם צימצמתם את השורות ומופיע בהן רק הרעיון המרכזי, והטמעתם אנימציה, עשיתם את ה 20% שייתן לכם את ה 80% אפקטיביות.